Как эффективно проводить деловые совещания

Проведение эффективных деловых совещаний может помочь вашей компании в получении хороших результатов и достижении поставленных целей. Чтобы вы могли быть уверены в том, что ваши совещания проходят эффективно, мы предлагаем вам несколько советов о том, как лучше всего следует их проводить.

Шаги

1. 1 Выделите основные моменты совещания, составив его программу.
   • Важной составляющей эффективного делового совещания является план. Выпишите для себя на бумаге ключевые моменты. Вы можете также выдать всем участникам копию программы мероприятия, так чтобы они знали, чего им следует ожидать, и могли лучше подготовиться.
   • В вашей программе вам следует обозначить цель проводимой встречи. Это должен быть главный конечный результат, на который она нацелена, такой как представление новой идеи или обсуждение значимого вопроса. Постарайтесь ограничить количество пунктов вашей программы. Вы должны уделить внимание лишь самому главному.
2. 2 Следуйте вашей программе, когда вы проводите совещание.
   • Обязательно придерживайтесь своего плана. Если встреча начинает отклоняться от запланированной темы, снова верните ее в нужное русло.
3. 3 Начинайте совещание безотлагательно.
   • Как только подошло время начала совещания – начинайте. Это поможет закрепить вашу роль как лидера, вместе с тем позволяя рациональнее использовать время.
4. 4 Установите временной лимит для вашего совещания.
   • Совещание не должно быть слишком долгим; 30 минут и меньше – это хорошая продолжительность. Делая совещания достаточно краткими, вы показываете, что являетесь эффективным руководителем и используете время с умом, а ваши участники будут более сосредоточены, когда они знают, что совещание будет непродолжительным. Когда отведенное время подойдет к концу, завершите совещание. Вы всегда можете затронуть оставшиеся вопросы во время следующего такого мероприятия.
5. 5 Предложите участникам встречи поделиться своими впечатлениями и пожеланиями.
   • Задайте вопросы и дайте возможность желающим на них ответить. Не принуждайте никого участвовать, но попробуйте слегка воодушевить присутствующих, чтобы услышать их мнения. Если высказывается кто-либо один, стимулируйте остальных, сказав что-то вроде: «Очень хорошо. Кто еще хочет поделиться своим мнением?», или «Давайте послушаем кого-нибудь еще».
   • Не обращайтесь к тем, кто редко высказывается, поскольку это может поставить их в неловкое положение. Вовлеките их косвенным образом, сказав: «Я ценю мнение каждого из здесь присутствующих. Кто еще хочет что-нибудь добавить?», и посмотрев на того, кого вы хотите услышать. Это может воодушевить его на высказывание своих соображений, а если нет – ему не придется смущаться, как если бы вы обратились бы к нему напрямую.
6. 6 В конце совещания подведите итоги и резюмируйте ключевые моменты.
   • Кратко пройдитесь по тем вопросам, которые вами обсуждались, чтобы участники могли отложить это в своей памяти. Откажитесь от каких-либо заданий или указаний перед завершением, и закончите вовремя. Обязательно поблагодарите всех за то, что они приняли участие.