Как провести встречу с помощью парламентской процедуры

Вполне вероятно, что на определенном жизненном этапе вы столкнетесь с ситуацией, когда вам придется поучаствовать в деловой встрече или даже провести её. В зависимости от формальной стороны встречи вам может понадобиться составить расписание или повестку дня, чтобы избежать хаоса и неразберихи. Собрание или встреча могут довольно легко превратиться в сумятицу и беспорядок. К счастью, существует возможность поддерживать свежесть и эффективность обсуждений при помощи так называемой парламентской процедуры.

Шаги

1. 1 Воспользуйтесь готовым или составьте сами руководство по разработке рабочего формата встречи для надлежащего проведения парламентской процедуры. Практически каждый официальный орган имеет собственные правила и нормы, однако большинство из них основываются на книге "Правила регламента Роберта". Вы можете поискать данную книгу в книжных магазинах.
2. 2 Составьте повестку дня. Без неё довольно трудно проводить совещания. Довольно скоро неё участники начнут чувствовать себя не комфортно. Повестка дня предотвратит такой ход развития событий. Убедитесь, что в вашей повестке отражены все необходимые для рассмотрения вопросы, на них выделено достаточно времени, и они расположены в правильном порядке. Для этого, как минимум, включите время на чтение протокола, доклады руководителей, объявления, обсуждение старых и новых вопросов. В зависимости от компании, человеком, ответственным за составление повестки дня, обычно является президент/председатель, вице-президент, секретарь или специальный комитет.
3. 3 Подготовьте "протокол". Под протоколом здесь понимается краткое, но содержательное описание предыдущего собрания. Это очень важно, так как без данного документа люди могут и наверняка забудут всё, что происходило на предыдущем совещании, особенно если между данным и прошлым собраниями прошло достаточно много времени. Человеческая память никогда не бывает превосходной. Задача по подготовке протокола обычно, но не всегда, входит в обязанности секретаря организации.
4. 4 Назначьте председателя собрания, если руководители не взяли на себя эту функцию. Председатель должен быть хорошо знаком с разработанной вами процедурой проведения встречи, поэтому убедитесь, что у него есть копия вашего руководства. Роль председателя заключается в быстром и эффективном разрешении спорных вопросов относительно процедуры проведения совещания, если руководитель компании сам не может этого сделать.
5. 5 Убедитесь, что участники совещания понимают требования парламентской процедуры. Если каждый из тех, кто регулярно принимает участие и голосует на собраниях, не понимает требования процедуры, то проведение совещаний станет невозможным.

Советы

• Любые изменения в процедуру должны выноситься на голосование среди всех членов совещания, имеющих право голоса.
• Проведите семинар или неформальную встречу с целью объяснить всем участникам процедуру проведения совещаний в вашей компании. Таким образом вы добьетесь одинакового соблюдения процедуры всеми участниками совещания.
• Если ваш коллектив является органом государственной власти или руководит крупным бизнесом, то оформите процедуру в форме внутреннего распоряжения или устава. Так она станет частью правил внутреннего распорядка и ее будет не просто изменить.

Предупреждения

• Люди могут и наверняка станут выражать свое несогласие. В обязанности председателя входит контроль за тем, чтобы несогласие не привело к фиаско всего заседания, примером которого могут служить драки в парламенте. Если в должности председателя выступаете вы, то следите за неукоснительным соблюдением процедуры, а драки оставьте для боксерского ринга.

Что вам понадобится

• Копия «Процедуры проведения совещаний», используемой на собраниях
• Повестка дня
• Протокол (предыдущего и более поздних собраний)
• Члены собрания, которые не против взять на себя дополнительные функции