Как распределять ресурсы в Microsoft Project

Microsoft Project - программное обеспечение для управления проектами из пакета Microsoft Office. Приложение позволяет пользователям контролировать все аспекты управления проектом, включая бюджет, планирование и управления ресурсами. По этой причине программное обеспечение широко используется в строительстве и машиностроении. Одной из наиболее важных, но часто упускаемых из виду, частей процесса управления проектами является распределение ресурсов должным образом. После того, как график проекта будет создан, он, как правило, должен быть изменен, чтобы избежать чрезмерного распределения конкретного ресурса (например, субподрядчика), что приведет к тому, что расписание будет задержано. Знание того, как распределять ресурсы в Microsoft Project, поможет держать под контролем проект от начала до конца.

Шаги

1. 1 Рассмотрите доступность ресурсов при оценке продолжительности решения задачи. Это шаг является важным, но его часто упускают из виду. Ресурсы должны быть рассмотрены в ходе создания расписания, а не только после этого. Обратите особое внимание на параллельные задачи (те, что происходят в то же самое время), которые используют одни и те же ресурсы. Например, вы могли бы по праву предположить, что и внутренние, и внешние стены здания могли быть оформлены в одно и то же время. Однако, если у вас есть только один плотник в проекте, это не будет возможным.
   • Начните оценки длительности решения задачи, оценивая общее количество человеко-часов, необходимых для завершения выполнения задачи. Сосредоточив внимание на человеко-часах, а не общем количестве рабочих дней, вы учитываете, сколько будет необходимо ресурсов.
2. 2 Создайте и организуйте все свои ресурсы. Лучший способ организовать свои ресурсы - через лист ресурсов. Для доступа к этому листу нажмите меню "View" (Вид) и выберите "Resource Sheet" (Лист ресурсов). Убедитесь, что все ваши ресурсы имеют понятные имена, и что вы, по крайней мере, указали тип ресурса.
   • �Рабочие" ресурсы являются наиболее полезными, и должны использоваться для классификации людей, которые будут тратить время, работая над решением задач. В небольшом проекте этот тип ресурса может ссылаться на каждого члена команды по имени. В более крупном проекте данный ресурс может указывать различных субподрядчиков.
   • �Материальные" ресурсы должны относиться к материалам, которые израсходуются во время работы, например, пиломатериалы, гвозди и бензин.
   • �Затратные" ресурсы должны использоваться для отслеживания ресурсов, которые имеют четкую норму затрат, связанных с ними. Дневная расценка аренды крана или полевого прицепа могла бы прослеживаться как затратный ресурс.
3. 3 Назначьте каждому рабочему заданию ресурс. После создания расписания в виде диаграммы Ганта нужно будет указать, какой ресурс (-ы) связан с каждой задачей. Чтобы сделать это, найдите линию выполнения задачи на левой панели и щелкните ячейку в столбце "Resource" (Ресурс). Появится выпадающее меню со списком всех ресурсов, которые вы создали. Выберите соответствующий ресурс; например, задаче, которая называется "Проволочные светильники", может быть назначен ресурс "Электрик".
4. 4 Проверьте распределение ресурсов в представлении "Resource graph" (График ресурсов). После создания расписания и назначения ресурсов можете проверить перераспределение. Для этого нажмите на кнопку "View" (Показать) и выберите "Resource Graph". Вам будет разрешено выбирать каждый ресурс и просмотреть его распределение на протяжении всего проекта. Каждый рабочий день изображен вдоль горизонтальной оси, и использование ресурсов выражено в процентах вдоль вертикальной оси.
   • Любая точка, в которой ресурс превышает 100 % использование, представляет собой избыточное распределение(имеется в виду, что в данный момент времени ресурс не может выполнять все возложенные на него задачи). Избыточное распределение представлено​ красным цветом. Чтобы исправить это, увеличьте продолжительность выполнения задачи, назначьте дополнительные ресурсы для задач, или перейдите на параллельные задачи, чтобы создать меньшее совпадение.
   • Любая точка, в которой ресурс используется очень мало, может указывать на неэффективное распределение. Рассмотрите возможность уменьшения длительности выполнения задачи или использование меньшего общего количества ресурсов.

Советы

• Всегда привлекайте людей, которые будут выполнять работу, в процессе оценки длительности работы. Как правило, это повышает точность и улучшает моральный дух.

Что вам понадобится

• Компьютер
• Microsoft Project