Как сделать слияние писем
3 методика:ПодготовкаСлияние в MS OfficeСлияние в OpenOffice.org
Слияние писем - распространенная функция офисного программного обеспечения, которая позволяет вам адаптировать один документ ко многим получателям. Вы можете настроить и выполнить слияние документов любого типа: конверты, наклейки, бланки, электронные письма, факсы и пр. Прочтите статью, чтобы узнать, как делать слияние на вашем компьютере.
Шаги
Метод 1 из 3: Подготовка
- 1 Создайте файл с данными. Это может быть электронная таблица, файл базы данных или текстовый документ с соответствующим форматированием. Чаще всего для этих целей используют электронную таблицу; это руководство подразумевает, что вы используете именно электронную таблицу.
- Ваш файл данных должен содержать всю информацию, которая будет меняться от копии к копии. Например, если вы создаете бланк, ваш файл данных должен содержать имена и адреса всех возможных получателей.
- Введите информацию о получателе в каждую ячейку в пределах одной строки так, чтобы каждый тип информации (имя, фамилия, пол и т.п.) находились в предназначенной для этого типа колонке.
- Задайте имя каждой колонке. Слияние считывает данные из колонок. Это означает, что первая колонка должна содержать основное имя для этого типа информации. Используйте имена, имеющие для вас значение.
- Например, назовите колонку, содержащую имена, «ИМЯ» и поместите все имена под названием. Когда у вас попросят выбрать, какое поле поместить в письмо, вы увидите поле «ИМЯ» в качестве варианта и вспомните, какая информация содержится в данной колонке.
- Пользователи Microsoft Office, которые также используют Outlook в качестве клиента электронной почты, могут использовать адресную книгу Outlook в качестве файла с данными.
- 2 Сохраните файл данных. Сохраните его там, где вы его с легкостью найдете, и задайте имя, которое запомните.
- 3 Напишите первичный документ. Это документ, в который вы будете вставлять информацию. Например, если вы пишете письмо, то первичным документом будет письмо. Любой элемент, который слияние должно заполнить автоматически (например, имена получателей), оставьте незаполненным.
Метод 2 из 3: Слияние в MS Office
- 1 Откройте панель инструментов слияния. Если вы ее не видите, то откройте меню панелей инструментов и выберите Слияние из списка.
- 2 Ответьте на вопросы MS Office. Инструмент слияния в Office предложить пройти несколько шагов, чтобы научить вас, как использовать инструмент правильно и с умом.
- Начните с того, что выберите, какой документ вы создаете. Выберите лучший вид и нажмите Далее.
- Выберите, какой начальный документ вы используете. Если вы руководствовались этими советами, то у вас появится вариант «Использовать текущий документ». Нажмите Далее.
- 3 Выберите файл для слияния. Это файл данных, который вы создали. Выберите соответствующий переключатель и нажмите Далее для поиска файла и его подключения к начальному документу.
- Если вы предпочитаете использовать адресную книгу Outlook, выберите этот вариант.
- 4 Выберите какие данные использовать. Office позволяет вам выбрать строки информации по вашему желанию. Эта функция позволит вам выбрать, какие элементы информации вы будете использовать в первичном документе, таким образом, помогая вам сделать ваш файл данных более полезным и удобным со временем в зависимости от целей его использования. Если вы довольны результатом, нажмите Далее.
- Данные можно отсортировать, нажав на заголовок каждой колонки. Эта функция очень полезна, если вам необходимо быстро произвести поиск в огромном массиве информации.
- 5 Вставьте поля с информацией. На следующей странице панели задач вам предложат создать документ, если вы не сделали этого заранее, и несколько опций по добавлению информации о получателях в документ.
- Добавление информации осуществляется помещением курсора на место, куда необходимо добавить информацию, и нажатием соответствующей кнопки на панели задач.
- Вы можете удалить повторяющиеся поля данных, нажав на клавишу Delete, подобно обычным буквам или цифрам.
- Набор параметров немного меняется в зависимости от того, какой тип документа вы создаете. Office предоставляет все возможные варианты, чтобы использовать предоставленную вами информацию. Например, если вы создаете деловое письмо, вы увидите опции добавления блока адреса, включающего имя, фамилию получателя и полный адрес, аккуратно организованный в несколько строк.
- Некоторые опции предоставят вам дополнительное окно для ввода соответствующей информации.
- Если вы используете параметр, который не может найти соответствующую информацию, нажмите на кнопку «Соответствие полей», чтобы предоставить информацию о том, какое из ваших полей соответствует стандартному полю программы. Для примера, вы можете показать программе, что она должна использовать категорию «Имя семьи» в вашем файле данных для заполнения блока «Фамилия» в адресном блоке.
- Для использования собственных полей, нажмите на кнопку «дополнительные опции». Вы увидите имя каждой созданной вами колонки и можете использовать его вместо стандартного имени.
- 6 Проверьте созданное письмо. Функция слияния не показывает информацию в полях первичного документа до тех пор, пока вы не распечатаете документ, но Office обладает функцию предварительного просмотра, которая позволяет вам проверить, вся ли информация отображается правильно в соответствии с расположением полей в документе. Пользуйтесь этой функцией, пока не убедитесь, что все в порядке с документом.
- 7 Завершите слияние. Последняя страница панели задач информирует вас, что все блоки находятся на месте и программа готова к печати документа. В каждом отдельном напечатанном документе будет содержаться отдельный набор информации. Программа распечатает столько экземпляров документа, сколько наборов информации вы ей предоставили.
- Если вы хотите отредактировать отдельные письма, вы можете сделать это, нажав на ссылку «Изменить части писем» на панели задач.
Метод 3 из 3: Слияние в OpenOffice.org
- 1 Создайте базу данных. В OpenOffice.org всегда необходима база данных для слияния; однако, вы все равно можете создать базу данных в виде электронной таблицы.
- Откройте меню Файл и выберите опцию создания нового файла базы данных.
- В появившемся окне, выберите опцию «Подключение к существующей базе данных». Из раскрывающегося меню выберите «Электронная таблица» и нажмите Далее.
- На следующем экране, выберите файл электронной таблицы, которую вы хотите использовать. Вы можете выбрать опцию защиты базы данных паролем, отметив соответствующую опцию. Нажмите Далее.
- На этом экране вы можете выбрать, желаете ли вы зарегистрировать базу данных для легкого доступа к ней в дальнейшем или открыть базу данных для редактирования. (Возможно вы захотите редактировать только что созданную электронную таблицу). Нажмите Готово.
- Убедитесь, что вы дали базе данных имя, которое вы легко запомните.
- 2 Добавьте свои поля. Как только вы связали информацию с базой данных, понятной для OpenOffice.org, дальнейшее использование базы данных будет простым.
- В меню Вставка, выберите пункт Поля и затем Другие. Либо нажмите control-F2.
- В появившемся окне перейдите на вкладку «База данных».
- Нажмите на кнопку «Обзор» и найдите созданную вами базу данных.
- Как только вы выбрали базу данных, она появится в списке с названием «Выбор базы данных» в правой части окна.
- Из списка «Тип» в левой части окна выберите «Поля слияния».
- Нажмите на значок + рядом с вашей базой данных, и появится файл электронной таблицы. Нажмите на значок + рядом с ней, и вы увидите название полей, которые вы выбрали при создании таблицы.
- Выберите поля, которые вы хотите вставить и нажмите на кнопку Вставить, чтобы разместить поля в первичном документе.
- Не забывайте расположить курсор в том месте, где вы хотите расположить соответствующее поле, перед нажатием на кнопку Вставить. В противном случае вам придется вырезать и вставить поле в нужное место.
- Как и в Office, текстовые поля подобны буквам и цифрам. Вы можете передвигать их с помощью пробела и удалять с помощью клавиши Delete.
- 3 Завершите слияние. Проверьте поля на правильность расположения. Как только все будет готово, распечатайте первичный документ. Функция слияния распечатает один экземпляр документа для каждого набора данных из выбранной вами базы данных.
Советы
- Программы, созданные на основе Word, часто обладают шаблонами для создания первичных документов.
- Убедитесь, что вы разделили поля на отдельные термины. Например, для имени вы можете использовать титул учтивости (мистер, миссис, господин, госпожа), имя и фамилию. Так как это три поля, используйте три разных колонки.
|
