Как соблюдать деловой этикет при переписке по электронной почте

Эра Интернета повысила тенденцию к неформальным способам общения, однако если вы обращаетесь к коллеге по работе по электронной почте, следует соблюдать этикет делового общения. Так же как и написание официальных писем, ваше деловое электронное письмо не должно содержать сленговых терминов, аббревиатур и других общих вставок, которые используются в неофициальных письмах и мгновенных сообщениях. Соблюдая несколько советов и рекомендаций, ваши письма будут отображать ваш профессионализм, и вы будете блистать.

Шаги

1. 1 Давайте профессиональный заголовок вашим электронным письмам. Он должен иметь отношение к теме вашего письма. Не используйте такие заголовки как: «Для вас» или «Пожалуйста, прочтите». Это может привести к тому, что ваши письма будут отсортировываться в папку нежелательной почты. Профессиональный заголовок письма поможет получателю сразу определить важность письма и прочесть его, вместо того, чтобы игнорировать его или отправить в спам.
2. 2 По возможности, обращайтесь к получателю по имени. Если вы не знаете его или ее имени – узнайте. У большинства компаний есть свой сайт или справочник. Сделайте все возможное, чтобы узнать имя получателя.
3. 3 Укажите ваше имя и должность. Даже если вы и получатель электронного письма уже встречались раньше, будет уместно добавить деловую подпись, чтобы напомнить ему кто вы и где работаете. Это так же позволит получателю быстро ответить на ваше письмо, вместо того, чтобы искать информацию о том, кто вы и как с вами связаться.
4. 4 Убедитесь, что ваше письмо должно содержит приветствие и прощание. Учите, что ваше письмо не должно быть требовательным
5. 5 Четко опишите цель вашего письма. Напишите о сделках или отношениях, которые вы надеетесь заключить в итоге. Обеспечьте получателя необходимыми четкими деталями, которые помогут ему принять решение или подтолкнуть на какие-либо действия. Включая всю необходимую информацию в электронное письмо, вы ускорите процесс заключения сделки.
6. 6 Избегайте сленга и несвязных предложений в вашем электронном письме. Не стоит включать в деловое письмо сокращения, только потому что их создали для текстовых сообщений. Ваше письмо должно быть кратким. Не только потому, что получатель – занятой человек или он открывает письмо на мобильном устройстве. Четкое и краткое письмо гораздо легче читать и отвечать на него, чем на длинные несвязные письма.
7. 7Проверьте орфографию – письма с ошибками не принимаются всерьез
8. 8 Всегда заканчивайте ваши письма с «Спасибо», «Искренне», «С уважением» и тому подобное!

Советы

• Когда вы отвечаете группе людей, будьте осторожны с функцией «Ответить всем». В этом случае ваше письмо отправится всем в вашем списке контактов. Если вы хотите отправить это письмо только одному или двум получателям, выберете их адреса из списка.