Как сохранить форматирование документа при его копировании/вставке

Электронная почта, в целом, включает в себя только обычный (ASCII) текст, в то время как документы Word могут содержать много отформатированного текста. Нет никакого способа, чтобы полностью сохранить форматирование документа Word при его копировании в тело электронной почты. Однако существует несколько вариантов, в зависимости от ваших целей.

Шаги

1. 1 Прикрепите документ Word к электронной почте в качестве вложения, а не в теле письма. Однако, некоторые люди, которые получат электронную почту, могут не иметь редактора Word и таким образом не смогут легко прочитать документ. Кроме того, в связи с различиями между компьютерами пользователей, некоторые документы могут немного отличаться.
2. 2 Сохраните документ в формате RTF (Rich Text Format) в Word, а затем приложите этот документ к электронной почте. WordPad, часть программного обеспечения, которая поставляется бесплатно с ОС Windows, и почти все Текстовые редакторы могут читать RTF-файлы. RTF-файлы сохраняют большую часть (но не всю) форматирования в документах Word.
3. 3 Если вы являетесь владельцем полной версии Adobe Acrobat, или знаете другой способ создания PDF-файла, то можете экспортировать документ Word в формате PDF-файла, а затем взамен прикрепить его. Программное обеспечение Adobe Acrobat Reader является бесплатным и большинство пользователей уже установили ​​его на своих компьютерах. PDF-файл будет выглядеть так же, как файл Word, но его нельзя легко отредактировать. Вы также можете использовать бесплатный продукт под названием PDF Creator (на странице http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) для создания PDF-файлов.
4. 4 Многие почтовые клиенты позволяют вносить некоторое форматирование в электронную почту. Эта функция, которую называют по-разному "rich text" (форматированный текст) или "html mail" (HTML-почта), доступна различными способами в зависимости от вашего почтового клиента. Она на самом деле отправляет электронную почту в формате HTML (как веб-страницу), который чуть больше ограничительный, чем формат RTF, описанный выше. Часто более удобно иметь текст в теле сообщения электронной почты, а не как вложение. Но не все люди, получающие электронную почту, могут получать HTML-почту.
5. 5 Вставьте документ Word непосредственно в почту в виде текста, но сначала примите некоторые меры предосторожности. Используйте как можно меньше форматирования, насколько это возможно. Измените "smart quotes" (фигурные кавычки).

Предупреждения

• Без крайней необходимости не прикрепляйте документы как Word-документы. Обычно должны быть вложены только очень длинные документы. Все остальное можно указать в виде обычного текста в теле сообщения. Если вам действительно нужно, чтобы получатель видел документ точно так, как на экране, то изучите, как создавать PDF-файл. Если он должен внести обширные изменения, то прикрепите документ Word или файл RTF.