Как эффективно управлять вашим Outlook Email

6 методика:ФильтрацияГруппированиеПапка поискаФильтр почтыЦветовые категорииОтметки

Неопрятный почтовый ящик может вызвать затруднения у пользователя, которому нужна его электронная почта. Microsoft Outlook предоставляет довольно полезные инструменты, которые помогают пользователю фильтровать и организовывать их сообщения более управляемым образом. Outlook может даже помочь повысить эффективность и производительность пользователя. Используете ли вы Outlook 2010, Outlook 2007 или Outlook 2003 – вы можете легко управлять вашей электронной почтой. Вы можете использовать следующие инструменты, чтобы очистить вашу папку «Входящие» так же, как для поиска нужной вам информации.

Шаги

Метод 1 из 6: Фильтрация

1. 1 Быстро отфильтруйте сообщения. Outlook 2010 имеет новую особенность, которая помогает отсортировать сообщения по дате и объединить их в Беседу.
    
   • Когда вы используете эту особенность, сообщения с одной темой будут появляться как Беседа и пользователь может просматривать, разворачивать или сворачивать их, нажав на иконку слева от Темы. Сообщения внутри каждой беседы классифицируются с новейшим сообщением вверху. Когда приходит новое сообщение, вся Беседа переместится вверх списка писем, что поможет вам легко отслеживать поток электронных писем.
   • Чтобы активировать Беседу, во вкладке Вид в группе Сообщения, поставьте галочку напротив «Показывать как беседы». Вы можете уменьшить размер Беседы с помощью инструмента «Очистить». Эта функция поможет удалить дубликаты сообщений в Беседе.
   • На вкладке Главная в группе Удалить, нажмите на Очистить, а потом на Очистить беседу. Во всех версиях Outlook, пользователь может найти сообщения в почтовом ящике быстрее, отсортировав папки с электронными письмами. Например, вы можете отсортировать ваши письма по дате, отправителю и размеру файла или важности.
2. 2 Используйте стандартизированные заголовки тем. Вы тратите много энергии, чтобы сфокусироваться между постоянно меняющейся темой, вместо содержания. Стараетесь ли вы читать в хронологическом порядке или по "важности персоны". Это выжигает вам мозг. Вместо этого возьмите себе правило стандартизировать темы. Это относится и к электронной почте от непосредственных подчиненных и работает лучше, чем цепочки Беседы.
    
   • Определите 2 – 5 главных проектов, в которых вы принимаете участие; создайте заголовки тем чтобы реагировать на них.
   • Дайте команде знать, что вы будете отслеживать все те электронные письма, у которых будет стандартный заголовок темы. На данный момент эти темы у вас в высшем приоритете – ваши письма будут отсортированы по теме и важности, чтоб прочесть/ответить на них в первую очередь.
   • Проясните, что неправильно названные письма попадут в черный список и воспрепятствуют отправителю от 1 до Х дней.

Метод 2 из 6: Группирование

1. 1 Группируйте похожие сообщения в папки. Создавая новую папку для писем, пользователи могут группировать связанные сообщения в папки. К примеру, вы можете сгруппировать сообщения по теме, проекту, соединению или другой категории, которая подходит вашей работе или хобби. Пользователи также могут создать папку для всех сообщений вашего босса или кого-то важного, включая принципиальную информацию, которую нужно сохранить. Чтобы создать новую папку в Outlook 2010, во вкладке Папка, Новая, нажмите Новая папка. Чтобы создать новую папку в Outlook 2007 или Outlook 2003, на панели Меню нажмте Файл, Новый…, потом Папка.
    

Метод 3 из 6: Папка поиска

1. 1 Создайте папку поиска, чтобы искать сообщения. Папка поиска – это быстрый и удобный способ найти коллекцию электронных писем. Она не сохраняет сообщения, но предоставляет виртуальные папки, которые отображают сообщения в ваших Входящих, базируясь на атрибутах, которые вы ищите. Папка поиска Outlook предоставляет стандартные средства как Непрочитанные, но также вы можете создать свои собственные правила. К примеру, вы можете использовать папку поиска, чтобы найти всю информацию, относящуюся к определенному проекту, важному клиенту или ближайшему собранию.
    
   • Чтобы создать папку поиска в Outlook 2010, в меню Почта, вкладка Папка, Новый, нажмите Новая папка поиска.
   • Чтобы создать папку поиска в Outlook 2007 или Outlook 2003, в почте в меню Файл наведите курсором на Новый, потом нажмите Папка поиска.

Метод 4 из 6: Фильтр почты

1. 1 Уменьшите количество спама с фильтром почты. Держите маловажные сообщения подальше от Входящих, используя Фильтр Спама Outlook. Этотфильтрбудетотправлятьэлектронные письма, помеченныекакНежелательные, в отдельную папку почтового ящика. Пользователи могут просмотреть содержимое этой папки, чтобы убедится, что ни одно веское письмо туда не попало. Если это произошло, вы должны настроить фильтр избегать неправильного маркирования писем в будущем.
    

Метод 5 из 6: Цветовые категории

1. 1 Назначьте цветовую категорию. Назначьте цвет несвязанной группе электронных сообщений и других категорий Outlook, как заметки, контакты и встречи. После этого пользователи могут легко идентифицировать и сортировать их. К примеру, вы можете легко отслеживать все сообщения, встречи и контакты по проекту компьютерных продаж, создав категорию “Продажа компьютеров” и назначив ее к сообщениям.
    

Метод 6 из 6: Отметки

1. 1 Отметьте для отслеживания. Пользователи могут использовать функцию Отметка для Отслеживания, отметив сообщения и задачи, чтобы сортировать или маркировать их. Флажки будут подсказывать вам отслеживать событие, указывая на чей либо запрос или задачу в сообщении или контакте. Также они с легкостью приведут в порядок вашу папку с письмами, так как вы будете точно знать что и когда делать. Отметьте, что когда вы создаете задачу и ставите дату выполнения, она автоматически будет отмечена, а вы не забудете дату истечения срока действия и выполните её.