Как приветствовать людей по телефону

1 методика:Продолжение и конец разговора

Вежливое приветствие при поднятии трубки сделает разговор гораздо приятнее, даже если вам всего лишь необходимо передать кому-нибудь трубку. Сделайте это проще для себя и для того, кто звонит, зная как приветствовать людей эффективно по телефону или мобильному.

Шаги

1. 1 Если вы подходите к телефону в спешке, подумайте, как другие услышат вас. Для начала вы не знаете, кто может быть на другом конце провода – ваш будущий босс или любовник и ваше первое впечатление заставит абонента чувствовать меньший восторг от такого телефонного разговора! Помните, что только хорошее начало обеспечивает хороший конец. Если вы обнаружили, что вас пугают телефонные звонки, то улучшите свою технику ответов, и вы повысите в себе уверенность, так как вы сможете переключиться в вежливый режим и дальше разговаривать, преодолев первую нервозность. После того, как вы достаточно раз потренировались, вы будете чувствовать себя в своей тарелке и сделаете все безупречно.
2. 2 Знайте тон своего голоса. Не имея возможности увидеть вас, люди будут делать выводы о вашей надежности, ответственности и уверенности в зависимости от того, как вы говорите. Если вы отвечаете на звонок ради заключения бизнес сделки, это может быть ваш единственный шанс произвести впечатление на потенциального клиента или бизнес партнера. Тон вашего голоса зависит от таких вещей, как ясность и приглушенность разговора, от вашего настроения и энтузиазма, который у вас есть для разговора. Вы можете думать, что ваш голос достаточно громкий и ясный для слушателей, но это не обязательно так. С другой стороны кричать будет так же плохо, как и бормотать и повергнет слушателя в шок. Постарайтесь тренировать ваш тон голоса с другом, который знает, для чего вы это делаете. Пусть ваш друг скажет конструктивные комментарии о том, как вам лучше улучшить телефонный голос.
   • Стремитесь к ясному голосу, который будет достаточно громким, чтобы его услышали, но не криком.
   • Откиньтесь назад и закиньте шею назад. Это лучшая поза для поиска энтузиазма для телефонного разговора.
   • Придерживайтесь приятного и гостеприимного тона. Даже если есть какие-то неприятности в вашей жизни, не позволяйте повлиять этому на ваш тон, только если это не ваша мама или кто-то еще, кто готов выслушать о ваших бедах. Большинство людей захотят услышать приятный тон.
   • Постарайтесь оставаться в стоячем положении, когда отвечаете на звонок. Это позволит вам легче дышать, так как диафрагма не будет сплющена, как в положении сидя. Стоя, у вас будет больше энергии, и это будет отражаться в вашем голосе.
   • Улыбайтесь, когда отвечаете на телефонные звонки. Улыбка будет слышна в вашем голосе и будет поддерживать позитивную энергетику.
3. 3 Перестаньте пить, жевать еду или жвачку, когда говорите по телефону. Каждый этот звук доходит до абонента на другом конце провода, и этот звук ужасен. Других телесных звуков, которых следует избегать при разговоре по телефону, это метеоризмы, отрыжка, чмокание, зевание, бормотание и щелчки при открытии рта. Если у вас нет выбора, как чихнуть или кашлянуть, извинитесь и быстро прикройте рот частью телефона.
4. 4 Отвечайте в кратчайшие сроки. Телефон, который долго звонит, заставляет людей задуматься, почему вы так долго на него не отвечаете. Когда в конечном итоге вы поднимите трубку, возможно, что они будут неблагоприятно настроены к вам, так как они будут немного нетерпеливы и подумают, что вы несерьезно относитесь к собеседнику. Это особенно важно в работе или в бизнес контексте, но также и в личном формате, если, конечно, это не семья, которая привыкла к медленным ответам (это не заставит их расстраиваться).
5. 5 Поприветствуйте абонента, сказав «здравствуйте». Если вам следует быть более профессиональным, вы можете сказать «доброе утро» или добрый день». Избегайте слова «привет», если это не неформальная обстановка, если не хотите звучать как ребенок. Скажите свое имя, а если вы находитесь на работе, то и должность или отдел, в котором вы работаете.
   • Банальный пример: «Здравствуйте, меня зовут Элизабет Джонс из департамента юридических услуг. Чем я могу вам помочь?».
   • Менее формальный пример: «Здравствуйте, говорит Джереми из резиденции Брауна». Вы можете не говорить свою фамилию, если не хотите. Однако, если вы находитесь среди одной семьи, для звонящего может быть это полезно, если он ищет конкретного человека среди всех членов семьи.
   • Вы можете просто сказать: «Это Х. могу я узнать, кто на линии?». Или просто запишите на автоответчик, если это ваше место жительство, позволяющий вам говорить четко и понятно, чтобы абонент мог понять, о чем вы говорите.
   • Если вы профессионально принимаете звонки, тогда всегда говорите «доброе утро/день» и т.д., прежде чем называть название компании. Например: «Доброе утро, это Марк, вы позвонили в местную почту. Чем я могу вам помочь?». Люди всегда пропускают небольшой кусок, который вы говорите сначала, поэтому если вы назовете название перед приветствием, например: «местная почта, здравствуйте», абонент будет не уверен, что набрал правильный номер и переспросит, что делает вашу работу непрофессиональной и может раздражать клиента.
   • Если абонент - это человек, которого вы не слышали некоторое время, спокойно можете выразить свою радость от звонка после такого долгого времени. Тем не менее, не заставляйте их чувствовать так, словно они виноваты, что так долго не звонили.
6. 6 Слушайте вежливо и внимательно просьбу абонента. На протяжении этого короткого времени, вы поймете, хочет ли человек с вами разговаривать, следует ли продолжать разговор формально или неформально или надо ли вам передать сообщение или трубку другому человеку. Во время этого момента будьте вежливы и не перебивайте. Если другой человек не назвал свое имя или вам оно не ясно, не забудьте уточнить на этом раннем этапе. Что-то вроде «я извиняюсь, но не расслышал вашего имени, мадам» должно сработать.
   • Если вы заняты, и телефонный звонок прервал вас, вы действительно не должны разговаривать. Отвечая на телефонный звонок, вы говорите о том, что можете говорить, даже если это всего несколько минут. Никогда не говорите кому-то, что вы слишком заняты, чтобы сейчас говорить; пусть это сделает автоответчик или почта, особенно, если вы разговариваете по второй линии. Ответ на две линии сразу может вызвать путаницу между звонящими. А раздражение, которое будет передаваться через ваш голос, будет невежливым, и заставит человека чувствовать себя неловко.
   • Никогда не отвечайте на звонок, чтобы показать свою важность и значимость абоненту. Если жестко ответить «Я сейчас на важной встрече и не могу ответить на ваш звонок», будет звучать грубо. Такой вызов надо просто игнорировать.
7. 7 Если вам необходимо поставить вызов на ожидание, скажите об этом вежливо. И да, ставьте вызов на ожидание, если у вас действительно нет выбора. Некоторые люди начнут говорить о своих проблемах, прежде чем у вас будет шанс вмешаться, в этом случае оставайтесь вежливыми и скажите, что вы слышали их просьбу, и что вам надо ответить на вызов человека, который связан с их просьбой. Если вы хотите попросить их подождать, скажите что-то вроде «могу ли я вас поставить на удержание на один момент или мне лучше вам перезвонить , а не сленгом сказать «повисите на трубе, я ща к вам вернусь».
8. 8 Оставьте понятное и четкое сообщение на автоответчик или на голосовую почту. Ваш автоответчик и голосовая почта являются формой приветствия, также как и прямой ответ на звонок. Будьте очень осторожными с сообщениями, которые оставляете на автоответчике. Не оставляйте ничего искаженного, бормочущего или дезориентирующего, например, глупой шутки, которую поймут только ваши друзья. Оставьте лаконичное, ясное, дружелюбное сообщение, которое оставит абоненту обещание, в котором говорится, что вы обязательно свяжетесь с ним как можно скорее.
   • Милые, веселые и шумные сообщения на голосовой почте или на автоответчике могут показаться плоскими, так как только ваша семья и друзья считают их смешными. Для потенциального клиента, работодателя, судьи и т.д. такие сообщения это показатель незрелости и несерьезности.

Продолжение и конец разговора

Хоть это и не является частью приветствия, сохранять приятный тон приветствия на протяжении всего разговора важно для успешного исхода разговора и соединения каждого вызова.

1. 1 После того, как вызывающий сказал, что ему надо, назовите его имя, чтобы показать, что вы его слушали и повторите все, что необходимо в уточнении. Продолжайте разговор, вставляя его имя, чтобы поддерживать человеческий контакт приятным. Продолжайте внимательно слушать и делайте заметки, если это необходимо. Задавайте вопросы, если что-то не ясно.
2. 2 Закончите разговор на приятной ноте, даже если разговор вам не понравился по какой-то причине. Скажите что-то вроде «было очень приятно с вами поговорить, Джейн». Прислушайтесь к реакции и не слишком торопитесь повесить трубку.

Советы

• Некоторые звонки могут происходить в шумных местах или с плохой связью. Будьте готовы сказать, что вам тяжело слышать и слушайте внимательно и отвечайте четко в ответ. Возможно, вам придется попросить перезвонить им, в надежде на более хорошую связь, или связаться с ними позже, когда будет не так шумно.
• Если это личный звонок, и вы обнаружили, что появляются паузы и вам нечем их заполнить, расскажите о том, что случилось с вами на работе, в школе, во время занятий спортом или хобби. Задавайте вопросы абоненту, если вы не знаете, что еще сказать. Не говорите только о себе!
• Если у вас есть дети, найдите время, чтобы научить их отвечать на звонки ответственно и уверенно. Научите их, какую информацию нельзя говорить, и о том, как скрыть тот факт, что родителей нет дома, когда они подняли трубку.
• Знайте с кем вы говорите, и ведите себя и разговаривайте соответственно.
• Бизнес звонки часто подразумевают повторение одного и того же снова и снова для каждого звонка. Если это поможет, напишите несколько разных способов сказать одну и ту же информацию, чередуя ее при разговоре. Говорить одну и ту же информацию на протяжении нескольких часов заставит вас звучать равнодушно, словно пленка с записью, и как бы вы не старались, если вы будете не заинтересованы в звонке, партнер не будет заинтересован в вашем бизнесе. Придерживайте разговор свежим.
• Если вы отвечаете на телефонные звонки для рабочих целей, и вы должны дать информацию, такую как адреса, сайты, почтовые адреса и т.д., держите всю информацию перед собой, так чтобы вы смогли сказать все быстро и точно, а не паниковать и теряться в пустых бланках.
• Хорошая идея держать телефон подальше от шумов, таких как стиральная машина, посудомоечная машина, телевизор, принтер, копировальный аппарат, шумных коллег, кричащих детей, и т.д. Если это невозможно, то переберитесь в тихое место.
• Узнайте, что вы собираетесь сказать, прежде чем ответить на звонок. Помочь преодолеть испуг от ответа на телефонный звонок, не зная, кто звонит, сможет подготовленная стандартная речь , выученная наизусть (или проверив номер телефона, если он не скрыт).

Предупреждения

• Никогда не разговаривайте с боссом, клиентом или сановником, словно они ваши друзья. Ведите себя наилучшим образом и используйте лучший язык.
• Никогда не ставьте никого на удержание, не предупредив их.
• Если это не друзья, избегайте сленга, говоря по телефону. Его слишком просто неправильно истолковать.
• Старайтесь не бросать трубку слишком быстро. Может показаться, что вызов был закончен слишком резко.
• Есть целый ряд вещей, которые нельзя делать в течение телефонного разговора, включая бормотание, создание шума, ворчание, пыхтение или вздыхание, зевание, и являются очень грубыми. Никогда не идите в туалет при разговоре по телефону (абонент может определить смывающиеся звуки), не печатайте и не пишите, если разговор важный, так как абонент может услышать звук и поймет, что все внимание идет не ему.

Что вам понадобится

• Запросы информации, если необходимо