Как провести конференцию

Навыки проведения конференции важны для педагогов, бизнес-руководителей и представителей других профессий. На эффективной конференции участники способны получить новые знания и умения, а также зарядиться энтузиазмом. Проведение такого мероприятия подразумевает несколько этапов, к примеру планирование и, в конечном итоге, оценка и анализ. Мы предлагаем вам несколько основных стратегий для работы на конференции.

Шаги

1. 1 Определите цель конференции. Вы намерены обучить навыку, донести информацию или повысить осознанность участников? Наметьте задачи. Результатом подобного анализа может стать список особых умений, которые вы собираетесь преподать, определенные темы, необходимые для рассмотрения, или просто ощущение полного контроля над конференцией.
2. 2 Планируйте тщательно.
   • Рассмотрите конференцию во всех ее подробностях. Если вам необходимо донести информацию, обдумайте, что конкретно вы будете обсуждать. А когда речь идет о получении новых навыков, определите те виды деятельности, которые собираетесь включить в конференцию.
   • Организуйте и координируйте. Возможно, вы захотите пригласить других экспертов для коротких выступлений - свяжитесь с ними заранее. Если вам необходимы дополнительные средства и материалы, соберите их вовремя. Уведомите участников, если им требуется определенная подготовка к конференции.
3. 3 Прибудьте на место достаточно рано.
   • Установите все оборудование до прихода участников. Если вы используете видеоматериалы или другие медиа, проверьте работоспособность вашей техники.
   • Расставьте стулья до начала мероприятия. В зависимости от особенностей конференции, вы можете поставить их по кругу, в ряд или у столов.
   • Распространите материалы. Если для конференции необходимы особые предметы, разложите их на столах или стульях, чтобы сэкономить немного времени для самого мероприятия.
   • Приветствуйте участников по прибытию. Приехав на место заранее, вы можете спокойно завершить все приготовления, расслабиться и познакомиться с участниками получше. Это поможет вам построить отношения еще до начала конференции.
4. 4 Еще раз поприветствуйте всех и начните вводную часть. Представьтесь, объясните задачи конференции и попросите участников представиться в ответ. Ограничьте каждого несколькими вопросами. Например, участники могут назвать свое имя и цель своего прибытия на конференцию.
5. 5 Создавайте возможности для взаимодействия. Давайте информацию короткими блоками и позволяйте задавать вопросы. Для решения задач разделите участников на группы: пусть ответственный предоставит отчет от лица всей команды.
6. 6 Устраивайте перерывы. Небольшие паузы помогут разложить полученную информацию по полочкам. Составьте расписание и уведомите участников о продолжительности каждого перерыва. Это позволит им спланировать телефонные звонки и решение других персональных вопросов.
7. 7 По завершении конференции попросите участников заполнить анкету. Включите в нее вопросы, которые помогут вам оценить эффективность мероприятия. Спросите, каким образом конференция может быть улучшена в будущем.
8. 8 Поддерживайте связь с участниками. Спросите о результатах их работы спустя некоторое время после конференции. Иногда людям нужно время, чтобы проанализировать свои впечатления от мероприятия. Поддерживая связь спустя несколько дней или недель, вы сможете сделать важные открытия о проделанной работе.