Как провести селекторное совещание

Совещание в режиме телеконференции – это еще одна возможность проявить свои лидерские и управленческие способности. Воспользуйтесь следующими советами, чтобы селекторное совещание было максимально эффективным и укрепило ваш образ опытного руководителя.

Шаги

1. 1 Составьте план и график. Выбирая время для совещания, учтите расписание других людей. Заранее поинтересуйтесь графиком всех участников совещания, особенно если они находятся в разных регионах, временных зонах или в разных видах бизнеса. Постарайтесь, чтобы время совещания не совпало с обеденным перерывом, а также, чтобы не вынуждать участников совещания задерживаться после работы или вставать спозаранку.
2. 2 Вышлите все необходимое для участия в заседании. Определившись с графиком, разошлите участникам совещания основную информацию. В это сообщение нужно включить: данные для присоединения (номер телефона и пароль), повестка дня (включая список обязанностей) и другую необходимую информацию. Повестка дня должна предвидеть все вопросы и информацию, которую вы ожидаете услышать от других участников совещания. Поставьте вначале позитивные вопросы, а затем обсуждение решения проблем и сложных тем.
   • Старайтесь не использовать коммуникационный мост менеджеров или клиентской линии. Подключение по этих каналам может прервать или заблокировать важные звонки, и другие участники конференции понесут финансовые потери.
   • Нужно предварительно обсудить и согласовать возложение на других ответственности за какие-то вопросы. Сначала поговорите с этими людьми, и только после этого вносите их отчеты в повестку дня. Самая большая ошибка селекторного совещания – сообщить другим, что кто-то будет отчитываться, не узнав заранее, выполнена ли работа.
3. 3 Создайте список участников. Включите данные об их месторасположении и общие личные данные. Эта информация может пригодиться для чата, пока подключившиеся участники ожидают остальных.
4. 4 Вышлите на электронную почту напоминание о совещании. Отправьте письмо в тот же день, если совещание назначено после обеда, или днем ранее, если совещание запланировано на утро. Благодаря этому вы убедитесь, что никто не забудет о совещании. Вы также сможете использовать это письмо для рассылки документации, отчетов и другой необходимой информации. Если отчеты подготовлены другими людьми, обязательно укажите имя автора. Так они получат свою порцию благодарности (или вы обезопасите себя от критики, которую вызовут отчеты). Напишите что-то вроде: «Я присоединил отчет Иванова по теме его доклада». Руководитель совещания также обязан убедиться, что все участники включены в список, а также что они выполнили возложенные обязанности.
5. 5 Просмотрите всю информацию, которую вы будете обсуждать.
6. 6 Начните телеконференцию. Не опаздывайте. Если это возможно, выполните вход в селекторную систему на 10 минут раньше начала совещания. Некоторые системы блокируют вход раньше определенного времени, или пока не подключился руководитель совещания. Протестируйте телекоммуникационный мост и оборудование заранее, особенно если вы раньше не пользовались им.
7. 7 В большинстве случаев всегда найдется как минимум один опоздавший. Поэтому приготовьте варианты обсуждения какой-то второстепенной темы, пока те, кого задерживают обстоятельства, не присоединятся к конференции. Убедитесь, что все участники представлены (имя, должность, выполняемые обязанности), особенно если в конференции принимают участие клиенты, которые лично не знакомы с этими должностными лицами. Постарайтесь начать обсуждение главных вопросов не позже 3-5 минут после начала конференции, даже если не все опоздавшие подключились к системе.
8. 8 Придерживайтесь повестки дня. Вы потратили время на ее составление, так что руководствуйтесь этим документом. Посматривайте на часы, так как не все участники смогут задержаться, если обсуждение затянется. Ваша задача – обсудить все запланированные вопросы, не забывая об интересах клиентов.
9. 9 Будьте внимательны и делайте заметки. Старайтесь не использовать кнопку «mute» (режим отключения звука) даже во время долгих выступления других. Ваши сотрудники вряд ли будут отвлекать от конференции, если будут видеть ваше участие в ней. Если можете что-то добавить, используйте эту возможность, чтобы продемонстрировать свою компетентность. Не давайте завышенных обещаний. Лучше спокойно сказать, что обязательно вернетесь к обсуждению неожиданного вопроса позже.
10. 10 В конце конференции нужно спросить, есть ли у кого-нибудь вопросы, на которые нужно ответить сейчас или после завершения совещания. Если вы договорились о повторной встрече, сообщите время проведения до того, как остальные участники отсоединятся. Поблагодарите всех участников за выделенное время и пожелайте им удачного рабочего дня/недели (выходных).
11. 11 Сразу после телеконференции создайте и разошлите всем участникам краткую сводку (протокол) совещания. Эта сводка служит двум целям: 1) удостовериться, что каждый понимает список своих обязанностей; 2) является документальным свидетельством на случай возможных разногласий в будущем. Нередко вы не раз будете благодарны себе, что потратили время на запись протокола. Рассылая его другим участникам, обязательно попросите сообщить, если в составленный документ нужно внести какие-то добавления или изменения. После исправлений обязательно разошлите скорректированный вариант.
12. 12 После совещания нужно выполнить все решения. Если были какие-то вопросы, выделите достаточное время для ответа на них, а также выполните все другие действия. Если для решения проблем были установлены какие-то сроки, не нарушайте их. Если для выполнения обещаний нужно задействовать других сотрудников/подразделения, сделайте это и убедитесь, что они выполнили все необходимое.

Советы

• Примерный перечень всего необходимого для успешного селекторного совещания:
  • Согласованное время и график, устраивающий всех участников с учетом разницы временных зон для международных участников.
  • Повестка дня
  • Приглашение (запрос) на участие
  • Сообщение-напоминание, содержащее вложенные документы или отчеты
  • Несколько небольших тем для обсуждения в начале совещания
  • Сведения для представления участников (имя, должность, обязанности)
  • Сводка (протокол) совещания
• На селекторных совещаниях участники любят сидеть «на галерке», и их сложно вовлечь в активное участие. Предупредите это, задавая вопросы конкретным людям. Лучше не ограничиваться общей фразой «у кого есть вопросы?», а обратиться с вопросом к конкретным людям, которые связаны с обсуждаемой темой. Можете спросить: «Татьяна, вы получили всю необходимую информацию для подготовки отчета по теме или нужно что-то еще?»
• Не забудьте:
  • Посматривать на часы
  • Делать записи
  • Выполнять решения совещания

Предупреждения

• Обратите внимание, что эта статья не называется «Как провести успешное совещание, если вы не имеете понятия, о чем будет говориться» или «Как задавать оскорбительные вопросы на селекторных совещаниях».
• Можете напомнить участникам совещания, что они могут отключать звук, но лучше пользоваться кнопкой «mute», а не функцией «hold» (удержание), поскольку во втором случае другим участникам придется «наслаждаться» назойливой музыкой или записанными рекламными сообщениями.