Как проводить инвентаризацию

Инвентаризация – это важная задача для бизнеса. Под инвентаризацией нужно понимать, в данном случае, и остаток товара на складе, и процесс его проверки и учета. Многие компании регулярно проводят инвентаризацию, чтобы убедиться, что у них не заканчиваются самые популярные товары, или что количество заказанных товаров не превышает количество имеющихся в наличии. Если в результате инвентаризации обнаруживаются излишек или недостаток товара, то этот факт точно укажет вам на существующую проблему. Проблемой может оказаться как неверное проведение инвентаризации, так и возможное воровство.

Шаги

1. 1 Найдите подходящее, просторное место для хранения учетных единиц и самой инвентарной описи. Это может быть пустой шкаф, небольшая комната или место на складе.
   • Убедитесь, что выбранное место чистое, сухое и хорошо освещено.
   • Убедитесь, что в выбранном месте достаточно пространства и полок для хранения.
   • Обезопасьте себя, запирая дверь в это помещение на ключ в конце рабочего дня.
2. 2 Разработайте систему хранения учетных единиц, которая будет помогать вам в работе. Она может быть как простой, так и довольно сложной.
   • Организуйте свою систему так, чтобы самые часто используемые товары находились в легкодоступном месте.
   • Храните учетные единицы вместе, если они одинаковые или похожие. Например, если вам нужно хранить различные картриджи для принтера, сложите их на одну полку и рассортируйте по типу или номеру модели.
   • Пометьте каждую полку и коробку, чтобы учетные единицы было легко найти.
3. 3 Определите, какой способ инвентаризации больше всего вам подходит. Вот список вариантов, из которого можно выбрать.
   • Если у вас небольшое количество учетных единиц, то, возможно, проще будет отслеживать их вручную.
   • Выберите простую в использовании программу, например Excel, или скачайте из интернета какую-нибудь бесплатную программу для создания инвентарной описи.
   • Создайте большую таблицу с достаточным количеством столбцов и строк, чтобы вместить все ваши учетные единицы. Впишите в нее каждую учетную единицу, краткое ее описание, код, модель или номер модели. Впишите также дату получения единицы, ее стоимость, количество таких единиц, и дату продажи.
4. 4 Произведите полную опись товарно-материальных ценностей. Упорядочивание и опись всех учетных единиц поможет вам легко сосчитать то, что имеется в наличии.
5. 5 Тщательно проверьте составленную опись. Если первоначально была допущена ошибка, то потом будет практически невозможно правильно все сосчитать.
6. 6 Помните, что нужно отслеживать каждую учетную единицу в обоих направлениях: и ее появление у вас, и ее продажу.
7. 7 Проведите физическую инвентаризацию, т.е. пересчитайте и проверьте все учетные единицы вручную. Это нужно делать регулярно. Можете проводить такую работу ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.

Советы

• для создания более сложной инвентарной описи используйте более сложные профессиональные компьютерные программы.
• Когда вы принимаете товар, проверьте, что вам доставили то количество учетных единиц, которое указано в накладной.
• Если инвентаризацией в вашей компании занимаются более, чем один сотрудник, составьте подробную и удобную в использовании инструкцию для своих коллег.

Предупреждения

• Не храните лишний товар. Ваши поставки должны соответствовать спросу.
• Не позволяйте запасам товара сильно истощаться. Не допускайте ситуаций, когда нужный товар закончился до следующей поставки.