Как сделать слияние рассылок в Microsoft Word

3 части:Добавление получателейСоздание документаЗавершение слияния

Слияние – это мощный инструмент для написания и отправки персональных писем множеству получателей. Вы также можете использовать его для создания конвертов или наклеек с информацией о каждом получателе. Слияние может импортировать данные из другого источника, такого как Excel, а затем использовать их для вставки в ваше сообщение согласно определенным получателям.

Шаги

Часть 1 из 3: Добавление получателей

1. 1 Слияние – это функция, предназначенная для создания массовых рассылок, а также конвертов и наклеек с различной информацией. Вы можете импортировать базу данных получателей или ввести их вручную, а затем использовать так называемые «поля» для автоматического заполнения информации о каждом получателе. Это позволяет создать один документ, который вы можете отправить сотням или даже тысячам людей.
2. 2 Создайте таблицу с информацией о получателях (если нужно). Вы можете ввести информацию о получателях вручную, но если у вас сотни адресатов, то проще создать соответствующую таблицу или базу данных.
   • Как создать таблицу в Excel.
   • В сети поищите информацию о создании базы данных в Access.
3. 3 Перейдите на вкладку «Рассылки». Если вы работаете в Word 2003 или более старой версии, нажмите «Сервис» – «Письма и рассылки» – «Показать панель инструментов слияния».
4. 4 Нажмите «Начать слияние» и выберите тип документа (сообщения электронной почты, письма, конверты, наклейки и каталоги). Если вы не уверены, выберите «Обычный документ Word».
   • Выбрав «Конверты», откроется окно «Параметры конверта», в котором вы сможете выбрать размер и порядок форматирования конверта.
   • Выбрав «Наклейки», откроется окно «Параметры наклейки», в котором вы сможете выбрать тип и размер наклейки.
5. 5 Нажмите «Выбрать получателей» и выберите метод добавления получателей. Получатели – это самая главная часть функции слияния, так как позволяет заполнять «поля» информацией о каждом получателе. Вы можете ввести получателей вручную, загрузить таблицу или базу данных или загрузить контакты из Outlook.
   • Выбрав «Ввести новый список», откроется новое окно, в котором вы сможете ввести информацию о каждом получателе. Это пригодится, если у вас нет доступа к таблице с информацией о получателях, но это очень медленный способ ввода данных. Вы можете нажать кнопку «Настройка столбцов» для создания столбцов с соответствующей информацией.
   • Выбрав «Использовать существующий список», откроется проводник Windows, в котором вы сможете найти файл с таблицей или базой данных. Вы также можете нажать кнопку «Новый источник», чтобы подключиться к SQL серверу в интернете.
   • Выбрав «Выбрать из контактов Outlook», загрузятся ваши контакты из Outlook (вы можете отметить, какие контакты должны быть загружены).

Часть 2 из 3: Создание документа

1. 1 Создайте документ так, как вы обычно делаете (с нуля или при помощи шаблона). Перед этим важно ввести данные получателей, чтобы использовать соответствующие «поля» при создании документа.
   • В сети поищите информацию о написании официального письма.
   • Как составить хороший информационный бюллетень.
2. 2 Нажмите кнопку «Строка приветствия» для создания приветствия. Вы можете использовать функцию предварительного просмотра, чтобы увидеть, как приветствие выглядит на каждом экземпляре слияния.
3. 3 Нажмите кнопку «Вставить поле слияния» и выберите поле, которое вы хотите вставить в документ. При создании документов это поле будет заменено на данные из таблицы получателей.
   • Например, если вы хотите, чтобы в документе отображалось имя и фамилия получателя, выберите «Первый», нажмите пробел, еще раз нажмите кнопку «Вставить поле слияние», а затем нажмите «Последний».
   • Также вы можете использовать кнопку «Адреса», чтобы создать конверты с адресом каждого получателя. Введите ваш адрес в строке ввода адреса отправителя, а затем нажмите «Адреса» в строке ввода адреса получателя.
   • Вы можете выбрать любое поле, содержащее данные получателя. Убедитесь, что это относится ко всем адресатам из списка, так как пустые поля будут бросаться в глаза.
4. 4 Нажмите кнопку «Выделить поля слияния», чтобы выделить вставленные поля и облегчить их редактирование.
5. 5 Нажмите кнопку «Просмотр результатов», чтобы увидеть, как будет выглядеть документ. На экране отобразится документ слияния с информацией первого получателя.

Часть 3 из 3: Завершение слияния

1. 1 Проверьте документ на наличие в нем ошибок. Нажмите кнопку «Автопоиск ошибок», чтобы Word просканировал каждый документ в слиянии и убедился, что все поля заполнены соответствующими данными получателей. Программа известит вас о любом несоответствии, которое вы сможете исправить.
2. 2 Завершите процесс слияния. Щелкнув «Найти и объединить», отобразятся три опции:[1]
   • «Редактирование отдельных документов». Вы сможете определить редактируемые записи. После этого будет создан новый документ с каждой записью на отдельной странице. Вы можете отредактировать их вручную.
   • «Печать документов». Вы сможете определить распечатываемые записи. После этого документы будут отправлены на принтер и распечатаны.
   • «Отправка документов по электронной почте». Вы сможете ввести тему письма и выбрать поле, содержащее адреса электронной почты получателей. Затем вы сможете отправить рассылку через Outlook. Обратите внимание, что рассылка будет отправлена немедленно, поэтому убедитесь, что с ней все в порядке.